A tünet még nem magyarázat
Ha három ajánlat későn ment ki, az megfigyelhető tény. Az, hogy biztosan kapacitáshiány okozta a késést, már magyarázat, amelyet ellenőrizni kell. Hiányzó ügyféladat, tisztázatlan jóváhagyás vagy bizonytalan feladatátadás is állhat mögötte.
Az Audit a tényleges működésből indul ki. A rendelkezésre álló adatok, dokumentumok, konkrét esetek és a résztvevők tapasztalatai alapján vizsgáljuk, hol kell információra, döntésre vagy másik emberre várni. A feltételezett okokat elkülönítjük attól, ami már alátámasztható.
Mit viszel magaddal
A helyzetkép megmutatja a vizsgált működés összefüggéseit. Láthatóbbá válik, hol szakad meg az információ vagy a feladat útja, és melyik elakadás okoz további nehézségeket.
A prioritások sorrendet adnak a változtatásoknak. Figyelembe vesszük a várható hatást, a feladatok egymástól való függését és a rendelkezésre álló kapacitást. Így világosabb, mi következzen először, és mi várhat.
A követhető cselekvési terv megvalósítható lépéseket rögzít. Egy feladatnál érdemes tisztázni a gazdát, az induláshoz szükséges feltételt és az elkészült állapotot. A „javítsuk az ügyfélkezelést” helyett például: az új érdeklődő mellett legyen rögzítve a felelős és a következő lépés a közös nyilvántartásban.
Amikor az ajánlat a jóváhagyásnál akad el
Egy kitalált példában egy kis szolgáltató csapatnál rendszeresen késik az ajánlatküldés. Elsőre új ügyfélkezelő rendszert keresnének. Közelebbről azonban kiderül, hogy az ajánlathoz szükséges információ három helyen található, és egyedi kérésnél nem világos, ki hagyhatja jóvá a vállalást.
Az első változtatás ebben a helyzetben lehet az ajánlat előfeltételeinek és a jóváhagyás rendjének tisztázása. Ezután már pontosabban megítélhető, hogy a meglévő eszköz elegendő-e, vagy más megoldásra van szükség. A példa nem azt jelenti, hogy minden ajánlatküldési késésnek ugyanez az oka.
Egy mondatváz a saját elakadásodhoz
Válassz egy visszatérő problémát, és töltsd ki ezt a mondatot:
„Amikor ______ történik, a feladat ott akad el, hogy ______. Ilyenkor ______ várunk. Amit biztosan tudunk: ______. Amit még ellenőriznünk kell: ______.”
- Keress hozzá néhány friss esetet. Pontosan mi maradt el, és mire várt a feladat?
- Válaszd külön a megfigyelést a feltételezett októl.
- Jelölj ki egy kis, ellenőrizhető változtatást, felelőssel és látható eredménnyel.
- Egyeztessetek arról, mikor néztek rá újra, és miből derül ki, hogy javult-e a helyzet.
Ez a gyakorlat segít pontosabban megfogalmazni a problémát. Több összefüggő terület részletes feltárását önmagában nem helyettesíti.
Hol ér véget az Audit
Az Operációs Audit önálló, fizetős szolgáltatás. A helyzetképpel, prioritásokkal és követhető cselekvési tervvel saját csapattal is tovább dolgozhatsz. További szolgáltatás vásárlása nem feltétel, és az Audit sem kötelező belépő a Sprinthez vagy a Partnerhez.
A kivitelezésről külön állapodunk meg. Az Audit nem foglalja magában automatikusan egy szoftver beállítását, minden folyamat átírását vagy a napi feladatok átvételét. A vizsgálat terjedelmét és az átadandó eredményanyagot az egyeztetett keretek határozzák meg.
A működési Audit nem könyvvizsgálat, jogi vagy adótanácsadás. Ha egy megállapításhoz kevés az információ, a bizonytalanságot is jelezni kell. A vezetői döntés és a változtatásokhoz szükséges részvétel végig nálad marad.
A díjmentes, 20 perces felmérő beszélgetés az igény és az együttműködés lehetőségének tisztázására szolgál. A fizetős Audit ennél részletesebb feltárás és kidolgozott eredményanyag.